Hva er egentlig forskjellen?
Et moderne medlemssystem gir deg et godt verktøy for ditt medlemsregister, håndterer distribusjon av treningsavgifter, medlemskontingent og gjerne med en tilhørende app dine lag og grupper kan benytte til kommunikasjon. Alt dette er viktig, vel og bra!
Men du som idrettsleder vet at klubb- og idrettslagsdrift er betydelig mer komplisert og innebærer en rekke flere oppgaver enn som så. Burde det ikke være tilsvarende god systemstøtte de mange andre sentrale prosessene i et idrettslag?
I denne artikkelen skal vi se nærmere på forskjellene på et medlemssystem og et klubbdriftssystem og hva det kan bety for lønnsomheten, effektiviteten og compliance i idrettslag.
Hvorfor trenger idrettslag et klubbdriftssystem?
Aller først, la oss på områder og funksjonalitet hvor et medlemssystem og et klubbdriftssystem har sine likheter.
For som i medlemssystemet, er også et moderne medlemsregister, grupper, aktiviteter, kommunikasjon og distribusjon av medlemskontingenter og treningsavgifter selve grunnstammen i et klubbdriftssystem. De kan være varierende i utbygging av automasjoner for å støtte oppunder det administrative arbeidet med å følge dette opp, men selve stammen er ofte lik.
Når går et system fra å være medlemssystem til et klubbdriftssystem?
Å drive et idrettslag blir nærmere og nærmere det å drive en ordinær virksomhet. Ikke med tanke på målet og meningen med sin eksistens, men i de regulatoriske kravene, kompleksitet, strukturer og økonomi er det etterhvert mange likheter, i alle fall i kompleksitet.
Idrettslag er kanskje enda mer kompliserte på sett og vis, fordi de mange interessentene rundt klubben eller idrettslaget ikke er “ansatte” eller “kolleger”, men trenere, ildsjeler, frivillige, foreldre og utøvere.
Derfor er et klubbdriftssystems viktigste oppgave å bidra til å strømlinjeforme de mange arbeidsstrømmene i et idrettslag på en best mulig måte, og enklest mulig måte gjennom smart, brukervennlig og enkel teknologi.
Hva kan du forvente er i et klubbdriftssystem?
Et klubbdriftssystem skal effektivisere samhandlingen mellom de mange aktive rundt et idrettslag, og administrasjonen i et idrettslag. Både kommunikativt, alt rundt økonomi og transaksjoner, samt organisering av de mange aktivitetene, kampene, og flatene det ukentlig er mange involverte i å få til å gå sømløst.
La oss se på 7 sentrale punkter du kan forvente god funksjonalitet for av et klubbdriftssystem, som ikke er vanlig i et medlemssystem med app.
Løsning for registrering av utlegg, godkjennelse og automatisk overføring til regnskap
I og rundt et idrettslag er det mange små og store transaksjoner som går utenom idrettslaget sentralt. Og hvordan de mange i og rundt klubben får refusjon fra en lagsgruppe, idrett eller idrettslag er det ofte like mange forskjellige løsninger på, som det er idrettslag. Det som går igjen derimot er at det ofte er manuelle og tidkrevende prosesser.
Eksempelene kan være alt fra at en frivillig står dugnad i kiosken på et arrangement og går tom for pølser. De løper bort på den lokale butikken for å kjøpe mer. Dette er et utlegg den frivillige skal ha refundert, enten av klubb, gruppe eller lagskassen. Det samme ville vært tilfellet om en foresatt eller lagleder har lagt ut for varer eller andre innkjøp ifbm en cup, utstyr, sosiale arrangementer, el.
Et klubbdriftssystem vil ha funksjonalitet for å digitalisere hele prosessen fra opprettet krav, til et ferdig godkjent billag ligger klart til utbetaling i regnskapssystemet.
Løsning for klubbdommere og dommeroppgjør
Idrettsoppgjør og FIKS har sin prosess mot klubbene for kretsdommere. Klubbdommere derimot (altså dommere på kamper for barn og unge under 13 år), er det lite eller ingen systemstøtte for. Noen dommere får oppgjør på vipps av en lagleder eller foresatt, andre sender krav på e-post eller leverer det i kiosken eller klubbhytta. Man kommer som regel i mål på et vis, men prosessen er manuell og tar ofte unødig tid for alle involverte.
Et klubbdriftssystem ivaretar dette, på lik linje som for et utlegg beskrevet ovenfor, hvor enkelt og greit dommeren retter krav til idrettslaget eller gruppen som skal dekke dommerregningen, og de økonomiansvarlige på gruppe lags- eller idrettsnivå godkjenner dommerregningen før det automatisk overføres til regnskap.
Lagskasser
Lagskasser er et stort tema. Lagskasser er ofte også relativt sett store økonomier i et idrettslag. Dette løses på ulike måter, i ulike idrettslag. Noen har bankkontoer for hvert lag, og balansefører saldoen ved regnskapsårets slutt, andre har det helt separat fra idrettslagets regnskap og økonomi.
I et klubbdriftssystem er lagskasser også et viktig tema. Økonomien i lagskasser skal være transparent, enkelt og oversiktlig. Det skal også være mulig å ha lagskasser med detaljert oversikt over saldo og transaksjoner, uten at idrettslaget må ha en konto per lag. Dette gir en rekke fordeler. Blant annet slipper du å ha flere ti-talls bankkontoer og følge opp tilgangskontroll osv, men den største fordelen kanskje er den unike innsikten du kan gi de som skal ha innsikt i deler av klubbens eller et lags økonomi – direkte på deres telefon eller PC. Ved å gjøre dette riktig, får man også utgiftsført samtlige driftsutgifter som igjen resulterer i betydelig større summer i mva-kompensasjon til idrettslaget i form av tilskudd hvert eneste år.
Mva-komp
Et klubbdriftssystem skal hjelpe deg med å få alle klubb- eller idrettslagsrelaterte kostnader enkelt og effektivt inn i regnskapet så idrettslaget får det de rettmessig er berettiget i mva-kompensasjon. Mva-kompensasjon er en tilskuddsordning fra staten, hvor du får refundert 8% mva inntil 5 MNOK i driftskostnader, og 6% på overskytende over 5MNOK.
Visste du at i et gjennomsnittlig idrettslag ligger om lag 10% av driftskostnadene i lagskassene?
Derfor kan det bety mange ti-talls tusen kroner hvert år for idrettslaget å få på plass løsning for å få regnskapsført lagskassene.
Integrert regnskap
Et klubbdriftssystem tar for seg økonomi langt utover distribusjon av kontingenter og avgifter, derfor skal du kunne forvente at en slik løsning tilbyr en integrert regnskapsløsning som ytterligere effektiviserer økonomifunksjonen i idrettslaget.
Inntekter: Løsning for salgsdugnad
En stor del av det å drifte et idrettslag handler om å skape inntekter. Dugnadsinnsatsen er avgjørende for grasrota i norsk idrett. Klubber, lag og grupper er avhengig av å skape inntekter for å gjennomføre aktiviteter, kamper, cuper, reiser og avslutninger. Derfor skal du forvente at et klubbdriftsystem har god systemstøtte for salgsdugnader fra A-Å.
Bane- og fasilitetsadministrasjon med smarte integrasjoner
Et stort arbeid i ethvert idrettslag er å legge og vedlikeholde kabalen for trening, aktiviteter og kamper hvor det stadig er endringer, kollisjoner og trykk for tilgjengelige tider.
Ulike idrettslag og klubber løser dette på ulike vis, med excel-ark eller egenlagde kalendere ofte etter betydelig innsats fra frivillige eller ansatte i idrettslaget. Et klubbdriftssystem vet at aktivitets- bane og fasilitetsadminsitrasjon er en helt sentral oppgave. Derfor skal du kunne forvente en smart digital løsning for å administrere dette, og ha integrasjoner mot TA og FIKS. En slik løsning skal også ivareta varsling til berørte lag og idretter, reservasjoner av klubbhytter og andre fasiliteter, og ikke minst tilgjengeliggjøre en digital kalender og aktivitetsoversikt for alle grupper, lag og områder enkelt og effektivt.
Å drifte et idrettslag er mer enn å vedlikeholde et medlemsregister. Det er mer enn å fakturere treningsavgifter og kontingenter. Det er mer enn at lagledere og foresatte kommuniserer godt i en app. Det er så mye mer, og du som idrettsleder bør også forvente mer av dine systempartnere på vegne av dere i administrasjonen, men også for lagene og alle de andre som legger ned timer i frivillighet.
Gjør klubbdriften enklere med Hoopit
Med Hoopit får du en komplett løsning som dekker alle behovene klubben din har – fra medlemsadministrasjon og lagskasser, til mva-kompensasjon og banebooking. Vårt klubbdriftssystem er designet for å gjøre hverdagen din enklere, slik at du kan fokusere på det som virkelig betyr noe: sporten og samholdet.
Ønsker du å lære mer om hvordan Hoopit kan effektivisere driften i din klubb? Velg et tidspunkt som passer deg og book en demo av Hoopit i kalenderen under.
