Slik bygger Kolbotn IL en fremtidsrettet klubb
Kolbotn IL, som ligger like utenfor Oslo, er et av Norges største idrettslag, og representerer et imponerende mangfold innen breddeidretten. Med 3500 medlemmer og aktiviteter innen åtte forskjellige idretter, er klubben et vitalt samlingspunkt for lokalsamfunnet i Nordre Follo. Under ledelsen av Jan Thomas Birkeland har Kolbotn navigert seg gjennom utfordringer knyttet til drift, økonomi og rekruttering, og står frem som et eksempel på hvordan innovasjon kan bidra til en mer bærekraftig klubbdrift.
Kontinuitet og Profesjonalisering
Som leder av en klubb med så mange idretter og undergrupper, har Birkeland møtt utfordringer med kontinuitet blant styremedlemmer og frivillige. Med åtte ulike idretter og til sammen over 50 styremedlemmer i hovedlaget og gruppene, har utskiftninger og rullering i organisasjonen gitt klubben utfordringer. Det tar tid å bygge idrettskompetanse på ledernivå, og mangel på kontinuitet gjør idrettslaget sårbar på sentrale områder som organisasjon og økonomi. For eksempel er det etter fire år nå kun fire styremedlemmer igjen fra de opprinnelige i de ulike gruppestyrene. For å takle dette, har Kolbotn IL jobbet med å profesjonalisere visse oppgaver og strømlinjeformede prosesser.
Birkeland understreker viktigheten av å gjøre klubbdriften mindre avhengig av enkeltpersoner og i stedet mer system- og klubbstyrt. “Vi må lage lette oppgaver, forenkle prosessene og gjøre det enklere for folk å bidra uten at det krever for mye opplæring,” sier han. Klubben har implementert flere digitale systemer som skal sikre at oppgaver kan flyte uten å være avhengig av spesifikke personer.
Fokus på inntekter og effektivisering
For Kolbotn IL er økonomi en vedvarende utfordring. Klubben er i stor grad avhengig av medlemsavgifter og offentlige tilskudd, mens sponsormarkedet er tøft, spesielt i et tettsted som Kolbotn, som ligger utenfor Oslo. I tillegg har klubbens arrangementer og cuper blitt viktige inntektskilder. “Vi må arrangere ofte og bra nok for å sikre en bærekraftig økonomi,” forklarer Birkeland, som også trekker frem viktigheten av dugnadsarbeid og foreldreengasjement.
Samtidig har klubben spart betydelig tid og penger ved å ta i bruk digitale løsninger som Hoopit, en plattform som har automatisert mange av de administrative oppgavene. “Hoopit har effektivisert prosessene våre til et punkt hvor vi har spart det som tilsvarer minst ett årsverk i tid og kostnader,” sier Birkeland. Denne digitaliseringen har ikke bare lettet arbeidet for de ansatte, men også for de frivillige, som nå slipper mange manuelle oppgaver knyttet til medlemsadministrasjon og regnskap.
Rekruttering og beholde medlemmer lenger – Et Stort Potensial
Rekruttering og det å beholde medlemmer over tid varierer mellom idrettene i klubben. Birkeland peker på at fotballen har vært flink til å rekruttere spillere tidlig, ved å samarbeide med skoler og barnehager, selv om det ikke er tillatt å markedsføre direkte mot barnehager. “Vi bruker nettverkene våre for å skape relasjoner til lokalsamfunnet,” forklarer han. Når det gjelder andre idretter som håndball og volleyball, har klubben et stort potensial for å utnytte såkalt kryss-rekruttering, hvor barn kan få prøve flere idretter i løpet av året. “Vi må bli flinkere til å systematisere dette, slik at vi kan beholde flere medlemmer lenger,” sier Birkeland.
Motivasjon og Fellesskap
Birkeland er tydelig på at dagens foreldre ofte er svært travle, og at deres motivasjon til å bidra som frivillige i klubben i stor grad henger sammen med barnas deltakelse. “Foreldrene er der for sine barn, og engasjementet forsvinner dessverre ofte når barna slutter,” sier han. For å motvirke dette har Kolbotnet ønske om å styrke fellesskapsfølelsen og eierskapet til klubben. Blant annet har de etablert “Kolbotn-veggen”, som minner medlemmene om klubbens rike historie og betydning i lokalsamfunnet. Nytt av året var også Kolbotnvannet Rundt, som er et mosjons- og familiearrangement der alle idretter stiller opp. Det handler om å bygge identitet.
En annen utfordring er mangel på egnede lokaler for å arrangere sosiale aktiviteter og fellesskapsbyggende tiltak i det daglige. Til tross for dette prøver klubben å skape arenaer for fellesskap, spesielt rundt lagene, hvor foreldretrenere spiller en viktig rolle.
Digitalisering og systemstøtte – nøkkelen til effektivisering
I dagens komplekse klubbdrift er digitalisering blitt avgjørende. Birkeland forklarer at Kolbotn har fokusert på å knytte sammen ulike digitale systemer for å forenkle, effektivisere og automatisere prosesser. “Medlemsystemet er nerven i driften,” sier han. Samtidig har klubben gått over fra manuelle prosesser til mer automatiserte og intelligente løsninger, blant annet ved hjelp av Hoopit, som har integrert medlems- og regnskapssystemer. Dette har spart klubben for både tid og penger, og har gjort det enklere for klubben å håndtere oppgaver knyttet til utlegg og rapportering.
Råd til andre klubber – Samarbeid og effektivisering
Som en erfaren klubbleder har Birkeland noen klare råd til ledere av mindre breddeklubber: “Skaff deg gode samarbeidspartnere, og få hjelp til å effektivisere og forenkle driften.” Han understreker viktigheten av å utnytte de digitale verktøyene som finnes, for å lette arbeidet for både styret og de frivillige. Birkeland tror også sterkt på å bygge opp under følelsen av eierskap og identitet, både for å beholde medlemmer og for å motivere frivillige til å bidra over tid.
Gjør klubbdriften enklere med Hoopit
Kolbotn IL sparte kostnader og effektiviserte driften tilsvarende minst ett årsverk på å velge Hoopit. Ønsker du å lære mer om hvordan Hoopit kan effektivisere driften i din klubb? Velg et tidspunkt som passer deg og book en demo av Hoopit i kalenderen under.
