Hør hele intervjuet på Spotify
Charlottenlund Sportsklubb (CSK) er en av de største breddeklubbene i Trondheim. Klubben, som ble stiftet i 1945, tilbyr i dag et bredt spekter av idrettsaktiviteter med blant annet fotball, håndball, og innebandy. CSK har vokst frem som en sentral møteplass i bydelen Charlottenlund, der fokus ligger på både idrettsglede, utvikling og fellesskap. Under ledelse av daglig leder Monja Lien Jakobsen har klubben tatt viktige grep for å sikre en fremtidsrettet og bærekraftig drift.
Store ambisjoner – begrenset kapasitet
Drift av en klubb på CSKs størrelse krever stor innsats hver eneste dag. Ifølge Jakobsen er kapasitet blant de aller største utfordringene i det daglige.
– Vi har lyst til å gi enda mer til de som allerede er medlemmer, og samtidig ta imot flere nye, men vi blir begrenset av for få baner og treningsflater, sier hun.
Bygging og drift av nye anlegg er både ressurs- og kostnadskrevende, noe som krever nøye prioritering og langsiktig planlegging.
Frivillighetens kraft – klubbens ansvar
CSK er kjent for sitt sterke frivillige engasjement, men som mange andre klubber opplever de at deltakelsen kan variere. Nøkkelen til å lykkes ligger i å gjøre frivillighet til en sosial og givende opplevelse.
– Der foreldrene bygger en sosial arena rundt laget, ser vi stor kapasitet og mye glede, forklarer Jakobsen.
For å støtte dette arbeidet sørger klubben for at frivillige får tydelige, forutsigbare oppgaver og enkle rammer å operere innenfor. Anerkjennelse av innsatsen er også viktig:
– Vi går ikke rundt uten frivillige. Skal vi ha et godt tilbud, må vi få de med oss.
Balansert ressursbruk på tvers av idretter
I CSK prioriteres ressursene på tvers av idrettene gjennom en bevisst struktur.
Administrasjonen jobber uavhengig av enkeltidretter, med hovedfokus på å støtte klubbens helhetlige drift.
– Vi i administrasjonen server hele sportsklubben, og skal bidra til en god drift og organisering, uansett hvilken idrett det gjelder, sier Jakobsen.
Hovedstyret består av gruppeledere fra hver av idrettene, og hver avdeling organiserer sin egen idrettshverdag, med administrasjonen i ryggen.
Økonomisk bærekraft krever nytenking
Økonomisk stabilitet er en konstant utfordring for idrettslag.
– Vi merker at både sponsorer og støttespillere har det tøffere enn før, forteller Jakobsen.
For å møte dette satser CSK på mange mindre samarbeidspartnere i stedet for å være avhengige av noen få store. De jobber også aktivt med budsjettering, regnskap, prognoser og kontinuerlig søknad på offentlige støtteordninger.
– Jeg tror vi må tenke nytt fremover. Vi er kjørt litt inn i et spor som ikke er bærekraftig på sikt, sier hun ærlig.
Teknologi som tidsbesparende verktøy
Under Jakobsens ledelse har CSK vært proaktive i å ta i bruk teknologi for å effektivisere klubbdriften.
Kunstig intelligens (KI) og plattformen Hoopit trekkes frem som de viktigste verktøyene.
– KI har spart meg for enormt mye tid, sier Jakobsen, som blant annet brukte AI til å lage en livlig oppsummering av klubbens siste årsmøteprotokoll – en artikkel som høstet mange positive tilbakemeldinger.
Også i det daglige administrasjonsarbeidet er gevinsten tydelig:
– Ved å bruke AI på oppgaver som tekstproduksjon, informasjonsarbeid og medlemskommunikasjon, kan vi frigjøre tid til mer inntektsbringende arbeid.
Et løft for medlemsopplevelsen
En totalrenovert nettside, bygget opp ved hjelp av AI, har gitt både medlemmer og frivillige en langt bedre digital opplevelse.
– Målet er å ha en nettside der du finner alt du trenger – enten du er medlem, kommende medlem, foresatt, frivillig eller utøver, sier Jakobsen.
Klubbens interne kommunikasjon er blitt tydeligere, raskere og mer brukervennlig.
Fremtiden er mer automatisert
Jakobsen er overbevist om at automatisering vil spille en stadig viktigere rolle i idretts-Norge fremover.
– Det er mye av det vi gjør i dag som kan automatiseres med gode systemer og bruk av KI, sier hun.
Hoopit – en nøkkelfaktor i effektiv klubbdrift
Etter å ha overtatt lederrollen, så Jakobsen raskt behovet for å bytte medlems- og administrasjonssystem. Valget falt på Hoopit etter en grundig vurdering.
– Hoopit dekket flest behov og hadde funksjonalitet som vi virkelig trengte – fra medlemsregister og økonomihåndtering til baneplan og dugnadsadministrasjon, forklarer hun.
Spesielt imponert er hun over brukervennligheten og den formidable støtten fra Hoopit-teamet.
– De er tilgjengelige, lytter til oss, og tar kundene med på utviklingen. Det er unikt!
Råd til klubber som vurderer nytt system
Til klubber som vurderer å ta i bruk Hoopit, gir Jakobsen følgende råd:
– Et suksesskriterium for enhver endring tror jeg er god informasjon og opplæring. Vær tydelig på hvordan eventuelle roller og ansvar endres for de ute i gruppene og lagene, og ikke minst – bruk supporten aktivt – den er veldig bra!
Ved å rute henvendelser direkte til Hoopits support sparer CSK mye administrativ tid samtidig som medlemmer og foresatte får kompetente svar raskt.
På tide å sjekke ut hvordan Hoopit kan effektivisere og digitalisere klubbdriften i ditt idrettslag? Avtal et møte med Anders eller Rebecka her:
