I 2024 var Hoopit i samarbeid med Hoopit Regnskap først ute med digitale lagkasser i Idretts-Norge. I over to år har vi gjort hverdagen enklere for lagkassere, gitt klubbadministrasjonen bedre kontroll, sørget for at alle midler i idrettslaget beveger seg i tråd med regelverket, alle kostnader tilhørende klubbaktivitet blir en del av klubbens offisielle regnskap og automatisert en rekke prosesser som tidligere var synonymt med manuelt arbeid og kostnader.
Lagkasse 2.0 er et resultat av å lytte til idretten på hva vi kan gjøre for å løfte det til et nytt nivå, og forenkle og effektivisere ytterligere.
For klubber som allerede bruker Hoopit betyr dette en enda råere løsning. For idrettslag som ennå ikke har tatt steget, er dette et godt tidspunkt for å se hva som er mulig. Kanskje overgår det hva du kunne forestille deg.
Hvorfor dette betyr noe
De fleste lagkasserere i norsk idrett er frivillige ildsjeler. De gjør en innsats for idrettslaget ved siden av full jobb, familie og eget liv, og disse folkene fortjener systemstøtte og verktøy som ikke stjeler mer tid enn nødvendig.
For mange klubber og lagkasserere betyr lagkasse i dag fortsatt en eller flere av disse tingene: Vipps-oversikter som må avstemmes manuelt. Penger som lander eller mellomlander på private kontoer, i strid med regelverket. Egne kontoer i idrettslagets navn som ikke regnskapsføres, bare balanseføres, noe som gir tapt grunnlag for momskompensasjon. Lagets midler som ligger i et avdelings- eller prosjektregnskap i klubbens hovedsystem, uten at lagleder eller lagkasserer har innsyn i egen saldo. Kvitteringer, utlegg og refusjoner som blir liggende og håndtert i bulk på manuelt vis. Og penger som blir liggende for lenge før de når kontoen de skal til.
Lagkasse 2.0 er bygget for å fjerne akkurat denne type friksjon. Pengene beveger seg raskere og mer automatisk. Fakturaer og krav sendes internt i klubben uten at noen må ringe eller purre. Og alt som skal inn i regnskapet går dit av seg selv med riktig dokumentasjon uten timesvis med sammenstilling.
Penger på kontoen hver virkedag
En av de største endringene er hvor ofte lagkassen faktisk får pengene sine. Med daglige utbetalinger via Dintero venter ikke lagkassen lenger på en samlet utbetaling en gang i uken eller måneden. Oppgjøret kommer hver virkedag.
Lukas Grenstad, produkteier i Hoopit, forklarer hvorfor dette var noe av det første teamet tok tak i:
«Vi hørte gang på gang fra lagkasserere at ventetiden på utbetaling var det som skapte mest usikkerhet. Nå ser de pengene på kontoen dagen etter, ikke tre uker senere. Det er en liten teknisk endring med stor praktisk betydning for de som faktisk sitter med ansvaret.»
Faktura og krav mellom grupper, uten omveier
Mange klubber har grupper eller lag som må dele kostnader eller sende krav til hverandre internt, og det har tradisjonelt betydd mye frem og tilbake. Nå kan lagkassen betale faktura direkte, fakturaen sendes til klubben og betales via regnskapssystemet. En gruppe kan også sende krav til en annen gruppe i klubben, med godkjenning rett i appen. Status følges hele veien, slik at ingen trenger å lete i banken for å finne ut hva som er betalt og hva som gjenstår.
Full oversikt når regnskapet skal avstemmes
Excel-eksport har blitt en av de mest etterspurte funksjonene fra klubbenes økonomiansvarlige, og nå er den langt mer komplett. Klubben kan hente ut hver enkeltbetaling bak en utbetaling, slik at det alltid er tydelig hvem som har betalt hva i beløpet som kom inn på konto. I tillegg kan lagkassetransaksjoner for en valgt periode eksporteres samlet, klart til bruk i regnskapet eller årsoppgjøret. Bilag til og fra lagkontoen kan nå sees direkte i appen eller på web, uten at man trenger tilgang til eller må inn i regnskapssystemet for å finne dem.
Sigurd Singelstad i Hoopit Regnskap (ECIT Unifi AS) ser dette fra regnskapsstolen:
«Dette er akkurat den typen dokumentasjon vi trenger for at årsoppgjøret skal gå knirkefritt. Før har vi ofte måttet be klubbene grave frem grunnlag i etterkant. Nå ligger alt tilgjengelig og riktig fra start, og det sparer tid for både klubben og oss.»
Vil du se hvordan dette kan fungere i din klubb?
Avtal et møte med en klubbrådgiver i kalenderen under.
Anders Wevling
Kommersiell Leder i Hoopit
