Det skal være trygt å bruke Hoopit™. Denne erklæringen forklarer hvilke personopplysninger som behandles når du bruker Hoopit-appen og web-admin, hvorfor, på hvilket grunnlag, og hvilke rettigheter du har.
Erklæringen gjelder selve Hoopit-tjenesten. Behandlingen når du besøker nettsiden vår, melder deg på nyhetsbrev eller deltar på arrangementer, er beskrevet i personvernerklæringen for nettside, markedsføring og arrangementer.
Club United AS (Hoopit™), org.nr. 917 100 179, Solheimsgata 18, 2000 Lillestrøm, leverer Hoopit.
Vi vil bare behandle personopplysninger om våre brukere så langt dette er nødvendig for å administrere din bruk av tjenesten og for å sikre deg tilgang til den informasjon du har behov for. Dette omfatter både informasjon om foresatte og barn som er tilknyttet lag/foreningen og deres aktiviteter som lagres og distribueres via Hoopit™.
Konkret innebærer dette at vi registrerer og behandler følgende opplysninger:
a) Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og tilhørighet til navngitt klubb/forening
b) Fødselsdato på barn (for å markere tilhørighet innenfor aldersbestemt gruppe og medlemsregister)
c) Fødselsdato på foresatte (for bruk til identifisering og sikkerhet)
d) Angivelse av relasjon mellom navngitte brukere (foresatte/barn/trenere m.v.)
e) Informasjon om arrangementer (treninger, kamper og andre arrangementer i regi av klubb/forening). Dette omfatter eventuelt også lagoppstillinger mv.
f) Dersom tjenesten benyttes til betaling av kontingenter, avgifter mv., vil vi også behandle og lagre kontonummer ved fakturering, historikk i kundeforholdet, innlogging, reklamasjoner og tvister, og betalingshistorikk. Vi vil også innhente kortnummer for betaling, men dette vil aldri behandles eller lagres i sin helhet på våre servere. Kortinformasjon sendes sikkert fra din enhet til vår betalingsleverandør.
g) Profilbilde og innhold du selv deler i tjenesten, som innlegg, kommentarer, meldinger, bilder og vedlegg.
h) Tekniske opplysninger som IP-adresse, enhetstype, operativsystem og logger som oppstår når du bruker tjenesten.
Tjenesten er ikke laget for særlige kategorier av personopplysninger (GDPR art. 9), som helseopplysninger. Klubber og brukere skal ikke legge inn slike opplysninger i tjenesten.
Hoopit brukes av lag og foreninger der mange av medlemmene er under 18 år. Opplysninger om barn og ungdom registreres av klubben eller av foresatte som en del av medlemskapet i klubben. Klubben er behandlingsansvarlig for disse opplysningene, og behandlingen bygger på klubbens grunnlag, normalt medlemskapet. Den bygger ikke på et samtykke som gis ved at du tar i bruk tjenesten.
Vi bruker ikke opplysninger om barn og ungdom til markedsføring eller profilering.
Personopplysningene som vi behandler vil primært bli benyttet til å administrere og forvalte tjenesten på vegne av forening/lag og tilby våre brukere den nødvendige informasjon om aktiviteter i regi av klubb/foreningen.
De opplysninger vi behandler stammer enten fra informasjon som den brukeren selv gir oss i forbindelse med registrering som bruker av tjenesten, i tillegg til informasjon vi mottar fra klubben/foreningen.
Opplysninger kan også være generert gjennom kundens aktivitet i forbindelse med kundeforholdet når kunden kommuniserer med oss.
Vi henter også opplysninger fra følgende integrasjoner:
NIF: Dersom din klubb benytter NIF integrasjon.
Når vi behandler opplysninger som databehandler for klubben, er det klubben som fastsetter formålet og har det rettslige grunnlaget, normalt medlemsavtalen med deg eller barnet ditt.
Når Club United AS er behandlingsansvarlig, bygger behandlingen på:
Vi vil begrense tilgangen til personopplysningene om våre brukere til de som har behov for slik tilgang ut fra de formål som er nevnt under punkt 1 ovenfor. Informasjonen vil også være tilgjengelig for utpekte representanter for klubben/foreningen som brukeren er tilknyttet.
Vi kan også dele disse opplysningene med våre databehandlere, se punkt 7, og ved særskilt behov også selskapets rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Vi vil i slike tilfeller påse at alle opplysninger blir behandlet fullt ut i samsvar med formålet og at våre leverandører påtar seg ansvar for å ivareta informasjonssikkerhet i samsvar med de krav og regler som til enhver tid gjelder.
Vi gjør uttrykkelig oppmerksom på at deler av informasjonen vi lagrer om våre brukere også vil være tilgjengelig for andre registrerte brukere av tjenesten, for eksempel for å kunne søke opp lag- og foreningsmedlemmer knyttet til samme lag/forening som brukeren selv. Løsningen inneholder også en funksjon for «autofullføring» av oppslag, som vil komme med forslag til navn/forening ved påbegynte søk i løsningen. Den informasjonen som er tilgjengelig er brukerens navn og gruppetilhørighet (angitt lag/forening og aldersklasse eller tilsvarende gruppering).
Alle ansatte i Hoopit har signert taushetserklæring.
Vi benytter databehandlere som bistår oss med driften av Hoopit-plattformen. Dette omfatter leverandører av skyinfrastruktur, betalingsformidling, chat-funksjonalitet og kundesupport. En fullstendig og til enhver tid oppdatert oversikt over våre databehandlere finnes her: hoopit.io/personvern/databehandlere/.
Chat og kundestøtte (Intercom). Chatten og hjelpesenteret i Hoopit leveres av Intercom, Inc., som er vår databehandler. I web-admin (admin.hoopit.io) fungerer det slik:
Intercom behandler opplysningene i USA. Intercom, Inc. er sertifisert under EU–US Data Privacy Framework, og overføringen skjer på grunnlag av EU-kommisjonens tilstrekkelighetsbeslutning for denne ordningen. Faller den bort, gjelder EU-kommisjonens standardkontrakter, som er en del av databehandleravtalen med Intercom.
Noen av våre databehandlere befinner seg utenfor EU/EØS (f.eks. i USA). Vi sikrer at dine rettigheter ivaretas og at overføringen er lovlig ved å benytte godkjente overføringsmekanismer, herunder sertifisering under EU-U.S. Data Privacy Framework eller inngåelse av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCCs).
Dersom du er tilknyttet et idrettslag som har aktivert integrasjon mot Norges Idrettsforbund (NIF), vil nødvendige opplysninger (navn, fødselsdato, postnummer og kjønn) bli utlevert til NIF for validering og synkronisering av ditt medlemskap. NIF mottar disse opplysningene som selvstendig behandlingsansvarlig.
Opplysningene vil for øvrig ikke bli gjort tilgjengelig for utenforstående uten ditt samtykke eller lovhjemmel.
Personopplysninger oppbevares så lenge det er behov for det ut fra formålet med behandlingen, og skal deretter slettes.
Vi oppbevarer opplysninger knyttet til betalinger og fakturering i 5 år etter regnskapsårets slutt, i tråd med bokføringslovens krav til oppbevaring av regnskapsmateriale.
Opplysningene lagres kryptert i sikker skyinfrastruktur med strenge krav til informasjonssikkerhet, og de overføres alltid kryptert mellom enheten din og våre servere.
Du kan når som helst be oss om å slette opplysninger knyttet til deg, med mindre det er lovpålagt å oppbevare opplysningene en viss tid (f.eks. rettskrav, regnskapsdokumentasjon mv.). Vi gjør oppmerksom på at det ikke vil være mulig å få slettet alle opplysninger med mindre forholdet til klubb/lag er avsluttet.
Vi bruker ikke personopplysninger fra Hoopit-tjenesten til markedsføring, verken fra oss eller fra samarbeidspartnere, og vi gir dem ikke videre til annonsører eller sponsorer. Endrer vi dette, oppdaterer vi denne erklæringen først.
Nyhetsbrev og annen markedsføring på e-post fra Hoopit er beskrevet i personvernerklæringen for nettside, markedsføring og arrangementer.
Du har rett til:
Gjelder henvendelsen opplysninger klubben er ansvarlig for, kan du kontakte klubben direkte eller oss. Vi hjelper klubben med å svare deg.
Vi har etablert rutiner og tiltak på ulike nivåer for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende lovverk. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler. Nærmere opplysninger om disse risikovurderingene og sikkerhetstiltakene kan fås ved henvendelse til oss.
Vi har også en egen rutine for å oppdage, vurdere og håndtere brudd på personopplysningssikkerheten, slik at et brudd raskt blir oppdaget, begrenset og meldt i samsvar med reglene.
Har du spørsmål om behandlingen av personopplysninger, eller vil du bruke rettighetene dine, kontakt oss:
Club United AS (Hoopit™)
Org.nr. 917 100 179
Solheimsgata 18, 2000 Lillestrøm
E-post: personvern@hoopit.io
Sted: Lillestrøm
Sist oppdatert: 02.10.2026