GENERELL PERSONVERNERKLÆRING

Det skal vĂŠre trygt Ă„ benytte seg av vĂ„re tjenester og vi i Hoopitℱ gjĂžr alt vi kan for Ă„ sikre personvernet til vĂ„re brukere og samarbeidspartnere til enhver tid. I dette dokumentet gir vi en orientering om nĂ„r, hvorfor og hvordan vi behandler dine personopplysninger i tilknytning til bruken av Hoopitℱ og hvilke rettigheter du har til innsyn og kontroll med dine personopplysninger.

1- HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI?

Vi vil bare behandle personopplysninger om vĂ„re brukere sĂ„ langt dette er nĂždvendig for Ă„ administrere din bruk av tjenesten og for Ă„ sikre deg tilgang til den informasjon du har behov for. Dette omfatter bĂ„de informasjon om foresatte og barn som er tilknyttet lag/foreningen og deres aktiviteter som lagres og distribueres via Hoopitℱ.

Konkret innebĂŠrer dette at vi registrerer og behandler fĂžlgende opplysninger:

  1. a) Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og tilhĂžrighet til navngitt klubb/forening
  2. b) FÞdelsÄr pÄ barn (for Ä markere tilhÞrighet innenfor aldersbestemt gruppe)
  3. c) Angivelse av relasjon mellom navngitte brukere (foresatte/barn/trenere m.v.)
  4. d) Informasjon om arrangementer (treninger, kamper og andre arrangementer i regi av klubb/forening). Dette omfatter eventuelt ogsÄ lagoppstillinger mv.
  5. e) Dersom tjenesten benyttes til betaling av kontingenter, avgifter mv., vil vi ogsÄ lagre kredittkortnummer og andre kortnummer, kontonummer ved fakturering, historikk i kundeforholdet, innlogging, reklamasjoner og tvister, og betalingshistorikk.

Vi behandler i utgangspunktet ingen sensitive personopplysninger om vÄre brukere.

2- SÆRLIG OM PERSONOPPLYSNINGER SOM OMHANDLER MINDREÅRIGE PERSONER

Tjenestens formÄl er helt avhengig av at den er tilgjengelig ogsÄ for mindreÄrige personer med tilknytning til lag og forening. Dette medfÞrer at vi ogsÄ vil lagre og bearbeide opplysninger om mindreÄrige.  Ved Ä gi samtykke til bruk av tjenesten omfatter dette ogsÄ samtykke til registrering og bearbeiding av opplysninger om mindreÄrige som du har foreldreansvar/vergemÄl for.

Samtykket innebÊrer imidlertid ikke at vi kan innrette markedsfÞring mot mindreÄrige personer under 13 Är. Disse skal kunne bruke tjenesten uten Ä bli eksponert for slik markedsfÞring eller andre tilsvarende henvendelser. For personer mellom 13 og 18 Är vil markedsfÞring kunne skje i samsvar med hva som fremgÄr nedenfor under punkt 9.

3- HVORFOR BEHANDLER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Personopplysningene som vi behandler vil primÊrt bli benyttet til Ä administrere og forvalte tjenesten pÄ vegne av forening/lag og tilby vÄre brukere den nÞdvendige informasjon om aktiviteter i regi av klubb/foreningen.

4- HVORDAN SAMLER VI INN DINE PERSONOPPLYSNINGER?

De opplysninger vi behandler stammer enten fra informasjon som den brukeren selv gir oss i forbindelse med registrering som bruker av tjenesten, i tillegg til informasjon vi mottar fra klubben/foreningen.

Opplysninger kan ogsÄ vÊre generert gjennom kundens aktivitet i forbindelse med kundeforholdet nÄr kunden kommuniserer med oss.

5- HVA ER DET RETTSLIGE GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN AV DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Vi behandler dine personopplysninger pÄ basis av det samtykke du har gitt oss til dette i forbindelse med etablering av bruker pÄ tjenesten og da i samsvar med de vilkÄr og betingelser som fremgÄr av denne PersonvernerklÊringen.

6- HVEM HAR TILGANG TIL DINE PERSONOPPLYSNINGER HOS OSS?

Vi vil begrense tilgangen til personopplysningene om vÄre brukere til de som har behov for slik tilgang ut fra de formÄl som er nevnt under punkt 1 ovenfor. Informasjonen vil ogsÄ vÊre tilgjengelig for utpekte representanter for klubben/foreningen som brukeren er tilknyttet.

Vi kan ogsÄ dele disse opplysningene med vÄre databehandlere, se punkt 6, og ved sÊrskilt behov ogsÄ selskapets rÄdgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Vi vil i slike tilfeller pÄse at alle opplysninger blir behandlet fullt ut i samsvar med formÄlet og at vÄre leverandÞrer pÄtar seg ansvar for Ä ivareta informasjonssikkerhet i samsvar med de krav og regler som til enhver tid gjelder.

Vi gjÞr uttrykkelig oppmerksom pÄ at deler av informasjonen vi lagrer om vÄre brukere ogsÄ vil vÊre  tilgjengelig for andre registrerte brukere av tjenesten, for eksempel for Ä kunne sÞke opp lag- og foreningsmedlemmer knyttet til samme lag/forening som brukeren selv. LÞsningen inneholder ogsÄ en funksjon for «autofullfÞring» av oppslag, som vil komme med forslag til navn/forening ved pÄbegynte sÞk i lÞsningen. Den informasjonen som er tilgjengelig er brukerens navn og gruppetilhÞrighet (angitt lag/forening og aldersklasse eller tilsvarende gruppering.

7- HVEM UTLEVERER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER TIL?

Vi vil kunne benytte leverandÞrer (databehandlere) som bistÄr oss med behandlingen av personopplysninger om vÄre brukere . Dette vil omfatte leverandÞrer av lagringstjenester (Amazon Web Services og tilsvarende leverandÞrer av «skytjenester»). I tillegg vil personopplysningene kunne vÊre tilgjengelig for leverandÞrer av drifts- og vedlikeholdstjenester (service/support).

VĂ„re databehandlere som nevnt foran kan befinne seg i utlandet (bĂ„de innenfor og utenfor EU) og ditt samtykke til lagring og bruk omfatter da ogsĂ„ overfĂžring av personopplysningene til disse databehandlerne. Vi vil imidlertid pĂ„se at alle vĂ„re databehandlere har – og opprettholder – et forsvarlig sikkerhetsnivĂ„ pĂ„ sine aktiviteter slik at dine personopplysninger er trygge ogsĂ„ nĂ„r de behandles utenfor Norge.

Databehandlere har heller ikke rett til Ä overlevere personopplysninger til andre (underleverandÞr) for lagring eller bearbeidelse uten etter forutgÄende skriftlig avtale med oss.

En oversikt over vÄr bruk av databehandlere vil gis av oss pÄ forespÞrsel.

Informasjon om navn, adresse, alder og klubbtilhÞrighet vi ogsÄ kunne bli gjort tilgjengelig for Norges Idrettsforbund for Ä etablere og vedlikeholde [obligatorisk] tilknytning til deres sentrale register over medlemmer i organisert idrett.

Informasjonen vil for Þvrig ikke bli gjort tilgjengelig for utenforstÄende for noe formÄl.

8- HVORDAN OG HVOR LENGE LAGRER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Personopplysninger oppbevares sÄ lenge det er behov for det ut fra formÄlet med behandlingen, og skal deretter slettes.

Vi kan bevare kundeopplysninger opptil 3 Ă„r etter at tilknytningsforholdet til klubb/lag er opphĂžrt. Denne oppbevaringen er begrunnet med gjeldende krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon.

Personopplysninger vi samler inn i forbindelse med bruk av vÄre tjenester, lagres hovedsakelig avidentifisert eller kryptert, og elektronisk med datasikkerhet i lokale IT.

Du kan nÄr som helst be oss om Ä slette opplysninger knyttet til deg, med mindre det er lovpÄlagt Ä oppbevare opplysningene en viss tid (f.eks. rettskrav, regnskapsdokumentasjon mv.). Vi gjÞr oppmerksom pÄ at det ikke vil vÊre mulig Ä fÄ slettet alle opplysninger med mindre forholdet til klubb/lag er avsluttet.

9- Bruk av personopplysninger i markedsfĂžring

Vi vil ikke gjĂžre dine personopplysninger tilgjengelige for utenforstĂ„ende, ref punkt 6, men ditt samtykke til bruk av tjenesten omfatter ogsĂ„ samtykke til Ă„ motta tilpasset markedsfĂžring og annen informasjon fra vĂ„re samarbeidspartnere. Slik markedsfĂžring utgjĂžr en viktig del av inntektsmodellen for klubb/lag og sikrer finansiering av nĂždvendige aktiviteter for klubben/foreningens virksomhet. MarkedsfĂžring vil skje i regi av Hoopitℱ og vĂ„re annonsĂžrer/sponsorer vil ikke selv fĂ„ tilgang til dine personopplysninger.

Annonsering mv. vil skje direkte i vÄr app eller pÄ vÄr webside.

MarkedsfÞring vil ikke bli rettet mot mindreÄrige under 13Är.

10- Hvilke informasjonskrav har du?

Alle vÄre brukere skal informeres om behandlingen av personopplysninger som vedrÞrer dem. Dette skrivet skal derfor vÊre tilgjengelig for kundene pÄ selskapets nettside, og det skal vises til dette med innlagt lenke pÄ de sider der kunden kan registrere opplysninger om seg selv eller legger inn bestillinger. For kunder som er i kontakt med oss pÄ annen mÄte, skal det gjÞres oppmerksom at denne informasjonen er tilgjengelig nÄr opplysningene samles inn fra kunden.

Som registrerte har du rett til:

  • Ă„ fĂ„ innsyn i de personopplysningene som vi behandler om deg,
  • Ă„ kreve at feilaktige, unĂždvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes,
  • Ă„ motta de personopplysningene om deg selv som du har gitt oss og overfĂžre dem til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet),
  • Ă„ kontakte oss hvis du har innspill eller spĂžrsmĂ„l knyttet til vĂ„r behandling av personopplysninger,
  • Ă„ klage til Datatilsynet direkte dersom du anser at behandlingen av dine personopplysninger er i strid med gjeldende lovverk.

11- Hvordan sikrer vi behandlingen av dine personopplysninger?

Vi har etablert rutiner og tiltak pÄ ulike nivÄer for Ä sikre at ikke uvedkommende fÄr tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for Þvrig skjer i trÄd med gjeldende lovverk. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for Ä ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for Ä verifisere innsyns- og rettingsforespÞrsler. NÊrmere opplysninger om disse risikovurderingene og sikkerhetstiltakene kan fÄs ved henvendelse til oss.

12- Hvordan kan du kontakte oss?

Kunder som har spÞrsmÄl eller krav forbundet med vÄr behandling av personopplysninger, kan kontakte oss via:

Kongens gate 30
7012 Trondheim
post@hoopit.io

Sted: Kongens gate 30, Trondheim

Dato: 19.04.2018