GENERELL PERSONVERNERKLÆRING
Det skal være trygt å benytte seg av våre tjenester og vi i Hoopit™ gjør alt vi kan for å sikre personvernet til våre brukere og samarbeidspartnere til enhver tid. I dette dokumentet gir vi en orientering om når, hvorfor og hvordan vi behandler dine personopplysninger i tilknytning til bruken av Hoopit™ og hvilke rettigheter du har til innsyn og kontroll med dine personopplysninger.

1 HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI?
Vi vil bare behandle personopplysninger om våre brukere så langt dette er nødvendig for å administrere din bruk av tjenesten og for å sikre deg tilgang til den informasjon du har behov for. Dette omfatter både informasjon om foresatte og barn som er tilknyttet lag/foreningen og deres aktiviteter som lagres og distribueres via Hoopit™.

Konkret innebærer dette at vi registrerer og behandler følgende opplysninger:

a) Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og tilhørighet til navngitt klubb/forening
b) Fødselsdato på barn (for å markere tilhørighet innenfor aldersbestemt gruppe og medlemsregister)
c) Fødselsdato på foresatte (for bruk til identifisering og sikkerhet)
d) Angivelse av relasjon mellom navngitte brukere (foresatte/barn/trenere m.v.)
e) Informasjon om arrangementer (treninger, kamper og andre arrangementer i regi av klubb/forening). Dette omfatter eventuelt også lagoppstillinger mv.
f) Dersom tjenesten benyttes til betaling av kontingenter, avgifter mv., vil vi også behandle og lagre kontonummer ved fakturering, historikk i kundeforholdet, innlogging, reklamasjoner og tvister, og betalingshistorikk. Vi vil også innhente kortnummer for betaling, men dette vil aldri behandles eller lagres i sin helhet på våre servere. Kortinformasjon sendes sikkert fra din enhet til vår betalingsleverandør.
Vi lagrer ingen sensitive personopplysninger om våre brukere.

2 SÆRLIG OM PERSONOPPLYSNINGER SOM OMHANDLER MINDREÅRIGE PERSONER
Tjenestens formål er helt avhengig av at den er tilgjengelig også for mindreårige personer med tilknytning til lag og forening. Dette medfører at vi også vil lagre og bearbeide opplysninger om mindreårige. Ved å gi samtykke til bruk av tjenesten omfatter dette også samtykke til registrering og bearbeiding av opplysninger om mindreårige som du har foreldreansvar/vergemål for.

Samtykket innebærer imidlertid ikke at vi kan innrette markedsføring mot mindreårige personer under 13 år. Disse skal kunne bruke tjenesten uten å bli eksponert for slik markedsføring eller andre tilsvarende henvendelser. For personer mellom 13 og 18 år vil markedsføring kunne skje i samsvar med hva som fremgår nedenfor under punkt 9.

3 HVORFOR BEHANDLER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?
Personopplysningene som vi behandler vil primært bli benyttet til å administrere og forvalte tjenesten på vegne av forening/lag og tilby våre brukere den nødvendige informasjon om aktiviteter i regi av klubb/foreningen.

4 HVORDAN SAMLER VI INN DINE PERSONOPPLYSNINGER?
De opplysninger vi behandler stammer enten fra informasjon som den brukeren selv gir oss i forbindelse med registrering som bruker av tjenesten, i tillegg til informasjon vi mottar fra klubben/foreningen.

Opplysninger kan også være generert gjennom kundens aktivitet i forbindelse med kundeforholdet når kunden kommuniserer med oss.

Vi henter også opplysninger fra følgende integrasjoner:

Google Calendar API: Dersom du benytter deg av synkronisering mot en google kalender, henter vi inn en oversikt over kalenderene dine slik at du kan velge hvilken kalender du vil synkronisere til.
NIF: Dersom din klubb benytter NIF integrasjon.

5 HVA ER DET RETTSLIGE GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN AV DINE PERSONOPPLYSNINGER?
Vi behandler dine personopplysninger på basis av det samtykke du har gitt oss til dette i forbindelse med etablering av bruker på tjenesten og da i samsvar med de vilkår og betingelser som fremgår av denne Personvernerklæringen.

6 HVEM HAR TILGANG TIL DINE PERSONOPPLYSNINGER HOS OSS?
Vi vil begrense tilgangen til personopplysningene om våre brukere til de som har behov for slik tilgang ut fra de formål som er nevnt under punkt 1 ovenfor. Informasjonen vil også være tilgjengelig for utpekte representanter for klubben/foreningen som brukeren er tilknyttet.

Vi kan også dele disse opplysningene med våre databehandlere, se punkt 7, og ved særskilt behov også selskapets rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Vi vil i slike tilfeller påse at alle opplysninger blir behandlet fullt ut i samsvar med formålet og at våre leverandører påtar seg ansvar for å ivareta informasjonssikkerhet i samsvar med de krav og regler som til enhver tid gjelder.

Vi gjør uttrykkelig oppmerksom på at deler av informasjonen vi lagrer om våre brukere også vil være tilgjengelig for andre registrerte brukere av tjenesten, for eksempel for å kunne søke opp lag- og foreningsmedlemmer knyttet til samme lag/forening som brukeren selv. Løsningen inneholder også en funksjon for «autofullføring» av oppslag, som vil komme med forslag til navn/forening ved påbegynte søk i løsningen. Den informasjonen som er tilgjengelig er brukerens navn og gruppetilhørighet (angitt lag/forening og aldersklasse eller tilsvarende gruppering.